Yeni Şirket Kurdum, E-İmza Almam Gerekli mi?

Şirketini yeni kuran hemen herkes aynı noktada takılıyor: e-imza gerçekten zorunlu mu, yoksa sonradan da alınabilir mi? Kısa cevap, doğrudan bir "her şirket almak zorundadır" hükmü olmadığı ama pratikte çok kısa sürede kaçınılmaz hale geldiğidir.

Yasal zorunluluk mu, pratik zorunluluk mu?

Mevzuatta "şirket kurdunuz, e-imza alın" diyen tek bir madde yok. Ancak şirketin yapmak zorunda olduğu birçok işlem elektronik ortamda ve imza gerektirerek yürüyor. Bu işlemlerden biri kapınıza dayandığı anda e-imza fiilen zorunlu hale geliyor.

En sık karşılaşılan tetikleyici e-fatura mükellefiyeti oluyor.

E-fatura mükellefiyeti başladığında

Ciro eşiğini aştığınızda veya faaliyet alanınız gereği e-fatura mükellefi olduğunuzda, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine başvuru yapmanız gerekir. Bu başvuru elektronik imza veya mali mühür ile imzalanır.

Şahıs şirketleri genellikle e-imza kullanır. Sermaye şirketlerinde mali mühür de gündeme gelir, ancak yetkilinin kendi işlemleri için e-imza yine gerekir.

E-fatura sürecine geçmeden e-imzanızı hazır etmek, mükellefiyet başladığında zaman kaybı yaşamamanızı sağlar.

MERSİS ve ticaret sicil işlemleri

Şirket kuruluşundan sonra da MERSİS üzerinde işlem yapmaya devam edersiniz:

• Adres değişikliği
• Ortaklık yapısı değişikliği
• Sermaye artırımı
• Ana sözleşme tadili
• Yetkili değişikliği

Bu işlemlerin çoğu elektronik imza ile onaylanır. Kuruluş aşamasında noter üzerinden ilerlemiş olsanız bile sonraki değişikliklerde e-imzaya ihtiyaç duyarsınız.

Kamu ihaleleri

Kamu ihalelerine katılmayı düşünüyorsanız e-imza tartışmasız zorunludur. EKAP üzerinden teklif vermek, ihale dokümanı indirmek ve yazışma yapmak elektronik imza gerektirir.

Burada kritik nokta zamanlama: ihale ilanları çoğu zaman kısa süreli olur. "İhale çıktı, hemen e-imza alalım" demek, teslim süresi yüzünden ihaleyi kaçırmak anlamına gelebilir. İhalelere girmeyi planlıyorsanız e-imzayı önceden hazırlayın.

E-tebligat

Sermaye şirketleri için e-tebligat adresi zorunludur. Resmi tebligatlar bu adrese gönderilir ve süreler tebligat tarihinden itibaren işlemeye başlar. E-tebligat sistemini kullanmak ve tebligatları takip etmek de elektronik imza gerektiren bir süreçtir.

Tebligatı zamanında görmemek, dava süresi kaçırmaya kadar giden sonuçlar doğurabilir. Bu yüzden e-tebligat kurulumunu erteleyemeyeceğiniz işlerden biri olarak görün.

SGK, İŞKUR ve diğer bildirimler

Çalışan istihdam ediyorsanız SGK bildirimleri, işe giriş ve çıkış bildirgeleri elektronik ortamda yapılır. Bu işlemler için de imza yetkisi gerekir.

Peki ne zaman almalıyım?

Deneyimimize göre en mantıklı zamanlama, şirket kuruluşu tamamlandıktan hemen sonrasıdır. Nedenleri şunlar:

Süreç zaten açıkken tamamlanır. Ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve vergi levhası elinizde tazedir; başvuruda ayrıca belge toplamanız gerekmez.

Acele durumu yaşamazsınız. İhale, e-fatura veya tebligat gibi bir son tarihle karşılaştığınızda e-imzanız hazır olur.

Maliyeti öngörülebilir. Kuruluş masraflarının içinde planlanır, sonradan sürpriz kalem olarak çıkmaz.

Hangi paketi almalıyım?

Şirketiniz uzun vadeli bir yapıysa 3 yıllık paket hem daha ekonomik hem daha az işlem demektir. Yıllık maliyeti 1.250 ₺'ye düşer ve üç yıl boyunca yenileme derdiniz olmaz.

Belirsizlik varsa 1 yıllık paketle başlamak da makul. Ayrıntılı karşılaştırma için e-imza fiyatları sayfasına bakabilirsiniz.

Şirket adına başvuruda gerekli belgeler

• İmza sirküleri
• Vergi levhası
• Ticaret sicil gazetesi
• Sertifika sahibi olacak yetkilinin kimlik belgesi

Belgeleri dijital olarak yüklersiniz; asıllarını getirmeniz gerekmez.

Birden fazla yetkiliye e-imza gerekir mi?

Şirkette imza yetkisi olan birden fazla kişi varsa ve hepsi elektronik işlem yapacaksa, her biri için ayrı sertifika gerekir. Elektronik imza kişiye özeldir; devredilemez ve paylaşılamaz.

Birden fazla sertifika alacaksanız kurumsal e-imza çözümlerimizi inceleyin — toplu başvuru, tek fatura ve toplu yenileme takibi sunuyoruz.

Özet

E-imza kanunen "her şirket almalı" denen bir ürün değil, ama e-fatura, MERSİS, ihale veya e-tebligat süreçlerinden biri devreye girdiğinde vazgeçilmez oluyor. Yeni kurulan bir şirkette bu süreçlerden en az birinin ilk yıl içinde gündeme gelmesi neredeyse kesin.

Paketleri inceleyebilir veya süreç hakkında daha fazla bilgi için elektronik imza sayfamıza göz atabilirsiniz.